Трудовите книжки стават електронни

Трудовите книжки стават електронни от 1-ви юни 2026 г.

Промените ще изменят съществено воденето на трудова документация на работниците, като всички процеси ще се дигитализират.

Сключването, изменението и прекратяването на трудовия договор ще бъдат вписани в създаден за целта Регистър за заетостта, поддържан от Национална агенция по приходите.

Целта е по-голяма дигитализация на държавната администрация.

Право на достъп до данните ще има и работодателят, но без данни за заплати и обезщетения, които е получавал работника преди, както и дирекция „Инспекция по труда“ при поискване.

Част от предимствата на електронната трудова книжка са, че така ще се избегне липсата на печати и подписи, ще се намали административната работа за работодателите, както и ще се минимизират негативните последици за работещите при загуба или унищожаване на трудовата книжка. Чрез въвеждане й значително ще се повиши контролът по спазването на трудовото законодателство.

Обстоятелствата, които са свързани с трудовото правоотношение ще бъдат вписвани в единен електронен запис на служителя.

Основните данни които следва да бъдат вписани са: данните на служителя и работодателя, основанието, датата на сключване и началото на трудовия договор, срок, ако е уговорен такъв, както и датата и основанието на прекратяване на договора. В трудовата книжка трябва да присъстват и размера на трудовото възнаграждение, заеманата длъжност, продължителността на работното време, както и времето, което се признава за трудов стаж и други специфични особености.

Договорът, сключен със служителя, както и промяната в трудовите правоотношения, трябва да бъдат вписани от работодателя до три дни от съответното действие.

При прекратяване, промяната трябва да се отрази в седемдневен срок в електронната трудова книжка.

Работодателите ще имат право на информация за наети от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели, с изключение на размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които служителят е получавал при предходни работодатели.

В Кодекса на труда са регламентирани всички срокове, свързани с преминаването към електронния трудов запис. Там са засегнати въпроси както с преминаването от хартиените към електронните трудови книжки, така и с това какво се случва с изгубените или унищожени документи.

Сроковете, които се въвеждат с промените, са важни и следва да им бъде обърнато специално внимание:

• В срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите следва да оформят трудовите книжки, като с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя.

• Ако след 1 юни 2025 г. трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция „Инспекция по труда“ издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г. въз основа на писмено заявление-декларация на служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите, при които е работил и други оригинални документи, съдържащи тези данни.

Хартиената трудова книжка следва да се запази от всеки и след окончателното преминаване към електронен трудов запис, тъй като тя запазва качество си на официален удостоверителен документ.